SecureMail Archive - Sichere E-Mail-Archivierung mit EMA®

EMA® macht Schluss mit dem juristischen Blindflug beim Thema E-Mail-Archivierung

Ob im Vertrieb, Marketing, Buchhaltung oder in der Geschäftsleitung - E-Mail ist in der Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Dass bereits heute zwischen 60 und 70 Prozent aller geschäftlichen Briefe als E-Mail verschickt werden, ist auch den Finanzbehörden nicht entgangen. Seit Januar 2002 besteht daher für Unternehmen die Pflicht, sämtliche steuerrelevanten digitalen Daten aufzubewahren und sie auch maschinell auswertbar zur Verfügung zu halten. Gesetzlich geregelt ist die Aufbewahrungspflicht über die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie über § 147 Abgabenordung (AO) und HGB. E-Mails mit geschäftsrelevanten Inhalten müssen demnach sechs, solche die sich auf die Bilanz auswirken, zehn Jahre aufbewahrt werden – und zwar in unveränderter Form und in einer Weise, dass man sie in kürzester Zeit verfügbar hat. Doch die Praxis beim Umgang mit dem Medium E-Mail sieht in den meisten Betrieben ganz anders aus: E-Mails werden nach Belieben von Mitarbeitern verändert oder gar gelöscht – eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht für E-Mails ist den meisten Mitarbeitern nicht einmal bekannt. Bei juristischen Streitigkeiten oder im Falle einer Steuerprüfung führt eine solche Vernachlässigung nicht selten zu einem bösen "Erwachen". Denn das Unternehmen haftet für seine Mitarbeiter und Verstöße werden dem Betrieb und damit der Unternehmensleitung angelastet.

E-Mail-Archivierung mit System

Die innovative E-Mail-Archivierungslösung EMA® ermöglicht eine sichere und einfache Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs in Unternehmen oder Organisationen. EMA® erfüllt dabei nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der GDPdU zur Speicherung steuerrelevanter, digitaler Daten sowie Vorschriften wie Sarbanes Oxley Act, EuroSOX, Basel II oder IFRS, sondern auch die Anforderungen des Datenschutzes. Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch von EMA® erkannt, mit einem Zeitstempel versehen, digital signiert und mit AES verschlüsselt in das Archiv kopiert. Ein Zugriff auf eine archivierte E-Mail ist nur nach vorheriger Authentisierung möglich. Zur Gewährleistung des Datenschutzes werden sämtliche Zugriffe auf das Archiv in einer geschützten Protokolldatei notiert. Durch den hohen Sicherheitsstandard den EMA® hinsichtlich Vertraulichkeit, Datenintegrität und -schutz erfüllt, ist auch eine dezentrale Speicherung von Archivdaten, z. B. in einem externen Rechenzentrum, gefahrlos möglich. EMA® ist im Vergleich zu vielen anderen Lösungen eine sehr preisgünstige, hardwarebasierende sowie skalierbare Archivierungslösung und eignet sich auch ideal für den Einsatz in kleineren Unternehmen. Die günstigste Appliance (EMA® S40 Small Business) ist bereits für Unternehmensgrößen mit bis zu 30 Mitarbeitern völlig ausreichend. Bei größeren Unternehmen, Konzernen oder Organisationen, empfiehlt sich dagegen der Einsatz der EMA® S400 oder von EMA® Enterprise-Systemen, die problemlos auch bis zu mehrere zehntausend E-Mails pro Stunde verarbeiten können.

Schnelle und einfache Installation

Via "Plug & Play" kann EMA® innerhalb weniger Minuten in jede bestehende IT- und E-Mail-Infrastruktur integriert werden und ist nach erfolgreicher Installation sofort betriebsbereit. Durch die zentrale Architektur funktioniert EMA® dabei unabhängig von vorhandenen Hardwarekomponenten und installierten Betriebssystemen. Sofort nach der Aktivierung erkennt das System alle E-Mail-Konten automatisch. Das macht die Installation leicht, schnell und vor allem preiswert. Im Betrieb mit einem Mailserver wird EMA® einfach über den LAN-Anschluss mit dem Firmennetzwerk verbunden. Ein eigener Mailserver ist jedoch nicht erforderlich. EMA® kann auch über die integrierte WAN-Schnittstelle beispielsweise auch an die FRITZ!-Box von AVM angeschlossen werden und den E-Mail-Verkehr über die Standardprotokolle SMTP und POP3 archivieren.

Benutzerfreundliche Bedienung

Für das System wird einmalig ein Administrator definiert. Dieser hat nur mit einem sicheren Passwort Zugang zu EMA®. Wird eine E-Mail durch einen Mitarbeiter gelöscht oder verändert, so kann diese über ein Webinterface sowohl durch den Administrator als auch durch den Mitarbeiter jederzeit wieder aus dem Archiv in ihrem Originalzustand wiederhergestellt werden. Mit Hilfe des kostenlosen Online-Server-Management-Dienstes Automated Network Administrator® (ANA®) werden administrative Aufgaben auf ein Minimum reduziert. Einmal konfiguriert und im Netzwerk integriert übernimmt EMA® selbstständig alle Aufgaben, die zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (GDPdU, Sarbanes Oxley Act, EuroSOX, Basel II) und wirtschaftlich relevanten Anforderungen zum Datenschutz, zur Aufbewahrung und zur Langzeitarchivierung von E-Mails notwendig sind.

Weniger Speicherbedarf für E-Mails

Das regelkonforme Archivieren von E-Mails stellt besondere Anforderungen, die mit konventionellen Archivierungsverfahren (Backup auf Fileserver, Datencenter, DVD, etc.) nicht erfüllt werden. EMA® kopiert jede ein- und ausgehende E-Mail automatisch in das Archivsystem. In der Folge müssen E-Mails nicht mehr langfristig auf dem Mailserver gespeichert werden und überlaufende Postfächer gehören damit endgültig der Vergangenheit an. Durch die Auslagerung der E-Mails in das Archivsystem, lässt sich die Performance des Mailservers oftmals auch noch deutlich erhöhen. Ein intelligentes Ablageverfahren im Archivsystem (Single Instance) verhindert darüber hinaus, dass redundante Daten mehrfach im Archiv gespeichert werden, was zusätzlich Speicherplatz einspart. Im Vergleich zu einer reinen Backup-Lösung bleibt jede E-Mail produktiv erhalten und ist damit jederzeit für den Benutzer im Original verfügbar und recherchierbar. Dies ist insbesondere im Falle einer Betriebs- oder Wirtschaftsprüfung sehr wichtig.

Moderne Volltextsuche sucht auch in Datei-Anhängen

Nach dem Prinzip "Finden statt Suchen", zeigt die moderne Volltextsuche für das EMA-Archiv ihre Stärken. Die Volltextsuche, die im Übrigen auch alle gängigen Dateianhänge gleich mit durchsuchen kann, besticht durch ihre professionelle und einfache Handhabung und zeichnet sich durch eine sehr hohe Genauigkeit, Schnelligkeit und Trefferquote aus.

Optionales Rechte- und Rollenkonzept ("Vier-Augen-Prinzip")

Das optional für alle EMA®-Modelle erhältliche Rollen- und Rechtekonzept erlaubt über ein "Vier-Augen-Prinzip" die Umsetzung spezifischer Mitarbeiter- und IT-Richtlinien. Bei der Konfiguration der EMA®-Appliance lassen sich hiermit die Rechte von Administratoren und Benutzern individuell gestalten. Das hat den Vorteil, dass bestimmte datenschutz- und sicherheitsrelevante Aufgaben nicht in der Verantwortung einer einzelnen Person liegen müssen, sondern auf mehrere Personen verteilt werden können. Datenschutz- und sicherheitsrelevante Aufgaben oder Funktionen können auf diese Weise kontrolliert, d. h. nur nach vorheriger Anmeldung einer hierfür auch autorisierten zweiten Person ("Vier-Augen-Prinzip"), ausgeführt werden. Zusätzlich werden alle in diesem Zusammenhang durchgeführten Aktionen in einer besonders geschützten Protokolldatei gespeichert und bleiben damit transparent.

Gewährleistung der Authentizität auch noch nach Jahren

Über den Automated Network Administrator (ANA®)-Server kann jederzeit die Authentizität, d. h. die Echtheit der verwendeten digitalen Signatur, online überprüft werden. Somit kann auch noch nach Jahren sichergestellt werden, dass archivierte E-Mails inhaltlich nicht verändert worden sind.

Mit "Print to Archive®" auf dem Weg ins papierlose Büro

Die optional erhältliche Erweiterung "Print to Archive®" erweitert EMA® zu einem Komplettarchiv für alle elektronischen Dokumente und erlaubt es Anwendern, alle oder ausgewählte Daten während des Druckvorgangs komfortabel und sicher digital zu archivieren. Um EMA® via Print to Archive® als Dokumentenarchiv zu nutzen, bestimmt der Administrator über das EMA-Benutzerinterface lediglich einen oder mehrere seiner vorhandenen Drucker als "Archivdrucker". Zusätzliche Änderungen an vorhandener Software- oder Hardware sind nicht erforderlich. Ein Druckvorgang bleibt dabei im herkömmlichen Sinne bestehen - das Dokument wird wie gehabt auf Papier ausgedruckt, darüber hinaus jedoch automatisch digitalisiert und im EMA-Archiv abgelegt. Die gewöhnliche Papierablage wird auf diese Weise oftmals überflüssig.

Datensicherung und Sicherheit

Zusätzliche Sicherheit für das Archiv liefert eine Backup-Funktion. Archivdateien können auf diese Weise automatisch und regelmäßig auf weiteren Speichermedien gesichert werden. Dies gewährleistet auch bei Hardwaredefekten einen zuverlässigen Schutz der Archivdaten.

Weitere Informationen

Hinweise:

Bitte achten Sie bei der Dateneingabe auf die richtige Schreibweise Ihrer E-Mail Adresse, da wir andernfalls ggf. Ihre Anfrage nicht beantworten können.

Personenbezogene Daten werden von der IT-Security Group ausschließlich nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erhoben, verarbeitet und genutzt. Alle über diese Webseite erhobenen Daten werden daher entsprechend den gesetzlichen Grundlagen behandelt. Personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Partnerunternehmen, die im Auftrag der IT Security Group Daten verarbeiten, sind ebenfalls zu den gesetzlichen Vorschriften verpflichtet, gelten jedoch nicht als Dritte. Wir machen Sie ausdrücklich auf Ihr Widerspruchsrecht gegen die Verwendung Ihrer Daten zu Werbe- und Marketingzwecken (BDSG § 28 Abs.3) aufmerksam. Sie können der Verwendung Ihrer persönlichen Daten zu diesen Zwecken jederzeit widersprechen.

Händler erhalten eine Händlerpreisliste auf Anfrage.

*Die Anzahl der Benutzer ist bei EMA® "Small Business" auf maximal 30 begrenzt.