Pressemitteilung vom 27.07.2006

E-Mail-Archivierung mit integrierter Verschlüsselung

Bei zwei von drei Unternehmen bestimmen immer noch die Mitarbeiter, ob und wie lange eine E-Mail aufbewahrt wird

Wöllstadt, 27. Juli 2006 - Unternehmen führen ihre Geschäftskorrespondenz immer häufiger über das sehr viel preiswertere Kommunikationsmittel E-Mail und verdrängen nach und nach die Briefpost und das Fax. Da überrascht es wenig, dass heute zwischen 60 und 70 Prozent aller Geschäftsbriefe als E-Mail verschickt werden. Der Gesetzgeber schreibt daher schon seit längerer Zeit vor, dass für sie die gleichen Aufbewahrungsfristen gelten, wie für Geschäftsbriefe in Papierform. Während jedoch die Prozesse für den Umgang mit der klassischen Briefpost und dem Fax in den Unternehmen heute weitgehend klar geregelt sind, greifen diese Maßnahmen bei der elektronischen Korrespondenz oftmals nicht. Denn bei den E-Mail-Systemen erfolgt die Zustellung der elektronischen Post direkt beim Mitarbeiter. Den gängigen E-Mail-Systemen fehlt ganz einfach die Funktionsweise einer klassischen Posteingangsstelle, die den Schriftverkehr mit einem fälschungssicheren Posteingangs- bzw. Postausgangsstempel versieht und geschäftsrelevante Schriftstücke von anderen Dokumenten unterscheiden kann sowie diese auch noch vor dem Zugriff unbefugter Personen zuverlässig schützt. Mit EMA® (E-Mail-Archive Appliance®) bietet die im hessischen Wöllstadt bei Friedberg ansässige IT-Security Group, jetzt eine revolutionäre Lösung für die revisionssichere Archivierung von E-Mails an.

EMA® ermöglicht die sichere, verschlüsselte Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs im Unternehmen. Im Vergleich zu einer reinen Backup-Lösung bleibt dabei jede E-Mail produktiv und im Original erhalten und ist damit auch bei versehentlicher Löschung jederzeit für den Mitarbeiter recherchierbar und in wenigen Sekunden mit nur einem Mausklick reaktiviert und verfügbar. EMA® erfüllt dabei nicht nur die gesetzlichen Voraussetzungen der GDPdU zur Speicherung steuerrelevanter, digitaler Daten sowie Vorschriften wie Basel II, Sarbanes Oxley oder IFRS, sondern auch die hohen Anforderungen des Datenschutzes. Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch erfasst, mit einem Zeitstempel versehen, digital signiert und mit AES verschlüsselt in das Archiv kopiert. Der Zugriff auf eine archivierte E-Mail ist nur nach vorheriger Authentisierung möglich. Eine integrierte, zertifikatsbasierende SSL-Sicherheitstechnologie sorgt beim Zugriff auf das Archivsystem zusätzlich für Vertraulichkeit sensibler Daten bis hin zum Arbeitsplatzrechner. Zur Gewährleistung des Datenschutzes werden zusätzlich sämtliche Zugriffe auf das Archiv in einer geschützten Protokolldatei notiert.

Installation und Konfiguration in nur wenigen Minuten

EMA® lässt sich innerhalb weniger Minuten in nahezu jede vorhandene IT- und E-Mail-Infrastruktur (z. B. Microsoft® Exchange-Server) integrieren und ist nach der Installation sofort einsatzbereit. Bestehende E-Mail-Konten werden automatisch von EMA® erkannt und müssen nicht separat erfasst werden. Über ein benutzerfreundliches, webbasiertes Software-Interface lassen sich alle Einstellungen individuell und intuitiv konfigurieren. Der kostenfreie Online-Server-Management-Dienst Automated Network Administrator® (ANA®) reduziert administrative Aufgaben auf ein Minimum.

Hohe Entlastung des Mailservers

Jede im Archivsystem von EMA® gespeicherte E-Mail kann auf dem Mailserver oder Clientrechner sofort gelöscht werden. In der Folge kann das bestehende E-Mail-System damit deutlich entlastet und die Performance erheblich gesteigert werden. Ein intelligentes Ablageverfahren im Archivsystem verhindert darüber hinaus, dass redundante Daten mehrfach im Archiv gespeichert werden und sorgt zusätzlich dafür, dass wertvoller Speicherplatz gespart wird.

Die E-Mail-Appliance-Lösung EMA® ist zu Preisen ab 3.355,-- € sofort erhältlich. Der genannte Preis versteht sich inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer und beinhaltet 36 Monate Garantie, Software-Updates und elektronischen Signaturdienst.