Sichere E-Mail-Archivierung mit EMA®

E-Mail-Archivierung ist zur Zeit ein wichtiges Thema in der IT-Branche. Denn viele Unternehmen sind sich der Wichtigkeit noch nicht bewusst oder schieben eine Lösung auf die lange Bank. Doch viele Gesetze und Regelungen zur Archivierung und zur Aufbewahrung von E-Mails sind schon in Kraft. Es ist somit nur eine Frage der Zeit, bis auch in Deutschland der erste aufsehenserregende Fall auftreten wird (siehe EON, Deutsche Bank, etc.).

Und dass E-Mails heutzutage wie normale Geschäftspapiere behandelt werden, die auch vor Gericht Bestand haben, sah man zuletzt auch an dem Formel 1 Spionage-Skandal. Vor allem die Informationen aus der E-Mail-Kommunikation konnten entscheidend zur Aufdeckung der Affäre beitragen.

Deswegen ist es wichtig, schon jetzt vorzusorgen und die Weichen in die richtige Richtung zu stellen. Denn eines ist klar - über kurz oder lang werden Unternehmen am Thema E-Mail-Archivierung nicht vorbeikommen. Sehen Sie die organisierte E-Mail-Archivierung als eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens - für mehr Wirtschaftlichkeit und mehr Rechtssicherheit.

Neue Funktionen in Version EMA® 3.8

Neues Attribute-System

• Mit dem neuen Attribute-System in EMA® lassen sich archivierte E-Mails und Dokumente nach Bedarf mit Metadaten ergänzen, ohne dass dabei die Integrität der archivierten Daten verletzt wird. Das Attribute-System ist in zwei Ausführungen erhältlich: Das Basis-Attribute-System beinhaltet fest vorgegebene Attribute sowie ein zusätzlich frei definierbares Attributefeld. Nach Aktivierung des Attribute-Systems lässt sich für jedes Dokument eine Vorhaltezeit definieren. Das Attribut "legalhold" (Löschsperre) etwa schützt ein Dokument davor, aus dem Archiv gelöscht zu werden. Das Enterprise-Attribute-System bietet neben den bereits in der Basis-Version enthaltenen Attributen die Möglichkeit, bis zu einhundert frei definierbare Attribute zu vergeben. Es stehen folgende Attributtypen zur Verfügung: Textfeld, Zahlenfeld, Auswahlfeld, Memofeld, Taggingfeld und Ja/Nein-Feld. Alle Attribute lassen sich einzeln aktivieren und im Suchbereich von EMA® sichtbar machen.

Verbesserter E-Mail-Viever

• Im Rahmen der Einführung des Attribute-Systems wurde auch der neue E-Mail-Viewer implementiert. Durch einfaches Anklicken der Betreffzeile wird die gesamte E-Mail in der EMA®-Suchoberfläche angezeigt. Zur besseren Übersicht werden Suchbegriffe gelb hervorgehoben. Durch einen weiteren Klick kann nun auch der nächste Sucheintrag angezeigt werden.

Suchdialoge für Auditoren / Prüfer

• Mit einer neuen Funktion lassen sich Suchdialoge für spezielle Benutzer (Auditoren / Prüfer) jetzt vordefinieren. Der Ablauf ist dabei denkbar einfach: Nach Einrichtung des entsprechenden Accounts wird lediglich eine vordefinierte Suche generiert, die dem Prüfer den Zugriff auf die gewünschten Informationen liefert. Unterstützt wird auch hier das neue Attribute-System von EMA®.

Neue Funktionen in Version EMA® 3.6

Neue optional erhältliche Hot-Standby-Funktionserweiterung

• Die ab sofort optional erhältliche Erweiterung "Hot-Standby", ermöglicht ein manuelles oder zeitplangesteuertes Synchronisieren eines Standby-Gerätes. Im weitesten Sinne verhält sich die Kombination aus primärer EMA®-Appliance und Hot-Standby-Appliance wie ein "Active- / Passive-Cluster"

Schnellere Wiederherstellung des Archivs nach Neuindexierung

• Die Wiederverfügbarkeit des Archivs nach einer Neuindexierung wurde stark beschleunigt und erfolgt damit ohne zeitliche Verzögerung.

EMA® E-Mail-Importer unterstützt Windows 7

• Der EMA® E-Mail-Importer kann nun auch unter Windows 7 betrieben werden. Dies bezieht sich sowohl auf die Kompatibilität als auch auf die besonderen Anzeigemöglichkeiten von Windows 7.

Print-to-Archive mit freier Pfad- und Portvergabe

• Bei Druckern lassen sich bei HTTP-Verbindungen ab sofort der Pfad und die Ports frei eingeben. Dies ermöglicht eine noch einfachere Integration in bestehende Infrastrukturen.

Neue Funktionen in Version EMA® 3.5

E-Mail-Importer unterstützt Mozilla Thunderbird

• Der E-Mail-Import-Assistent von EMA unterstützt ab sofort auch Mozilla Thunderbird. So lassen sich jetzt mit der neuen Version auf einfache Weise sowohl einzelne Profile als auch vollständige Konten von Mozilla Thunderbird in das EMA-Archiv importieren. Die Enterprise-Version des EMA® E-Mail-Importers ermöglicht darüber hinaus auch die Migration von E-Mail-Dateien im Standardformat RFC822 (EML-Dateien) aus beliebigen Ordnern in das EMA-Archiv.

Funktionserweiterungen bei der Volltextsuche

• Beim Suchergebnis steht dem Benutzer über das Webinterface der EMA seit Release 3.5 auch eine E-Mail-Vorschau zur Verfügung. Die neue E-Mail-Vorschau kann im Suchergebnis über ein Lupen-Symbol, rechts neben dem Signatursiegel, aufgerufen werden.
• Benutzer können ab sofort- wie zuvor bereits Administratoren - ihre Suche mit mehreren hinterlegten Suchkriterien als Profil speichern und nach Bedarf zu ihren Suchfavoriten hinzufügen oder diese als Standardsuchvorgabe nutzen. Darüber hinaus können Administratoren solche Suchdialoge jetzt auch für Benutzer definieren und ihnen diese zur Verfügung stellen.

Neue Funktionen in Version EMA® 3.3

SAN Unterstützung

• Die neue Version von EMA® 3.3 erlaubt erstmals die direkte Anbindung von iSCSI- und Fibre Channel-Laufwerken. Beide Speichertechnologien lassen sich dabei mit dem neuen, integrierten Volumemanger miteinander kombinieren und verwalten. Eine Migration, Erweiterung, Vergrößerung oder Verkleinerung von Volumes ist damit jederzeit möglich. Darüber hinaus lassen sich auch USB-Speichergeräte mit EMA® verbinden.

Erweiterte Kontenverwaltung

• Wie bisher lernt EMA® nach der Inbetriebnahme intelligent und ohne administrativen Aufwand alle E-Mail-Adressen automatisch und legt auf EMA® Konten an. Die neue Version ermöglicht nun auch die Gruppierung einzelner EMA®-Konten und kann diese jeweils einem Masterkonto zuweisen. Das ist zum Beispiel bei Adressumstellungen sinnvoll oder aber auch für Benutzer, die mehrere E-Mail-Adressen (z. B. Aliase) nutzen.

Single Sign-On

• EMA® Release 3.3 unterstützt nun Single Sign-On (SSO). EMA®-Nutzer können dann direkt z. B. aus Outlook heraus sicher auf das Archiv zugreifen, ohne ihre Authentisierungsdaten erneut eingeben zu müssen.

Verbesserte LDAP-Unterstützung

• Deutlich ausgebaut wurde auch die LDAP-Unterstützung (Lightweight Directory Access Protocol). Die LDAP-Verwendung lässt sich dabei detailliert konfigurieren und benutzerspezifisch anpassen. Neu hinzugekommen ist auch die Unterstützung von openLDAP.

Erweiterter Enterprise-E-Mail-Import-Assistent

• Mit dem neuen Enterprise-E-Mail-Importer können auch große, bestehende E-Mail-Daten, die sich über längere Zeiträume gesammelt haben, vollständig ins Archiv übernommen werden. Der Importer akzeptiert Kontenlisten in Text-Dateien für IMAP-Server, durchsucht komplette File-Server nach PST-Dateien sowie Outlook-Archive und kann gar mittels Active-Directory-Abfrage die Postfächer eines Exchange-Servers vollständig importieren. Die Zuordnung der Konten und Dateien zu den EMA®-Konten erfolgt hier automatisiert. Ein "Simulationsmodus" lässt mögliche Fehler (z. B. beschädigte PST-Dateien) bereits im Vorfeld erkennen und gewährleistet so einen unterbrechungsfreien Import der Daten ins Archiv. Ein umfangreicher Abschluss-Report protokolliert die durchgeführte Maßnahme.

Neue Konsistenzprüfung als Nachweis für korrekte Archivierung

• Mit der neuen Konsistenzprüfung können Administratoren jederzeit ermitteln, ob Daten auf externen Medien richtig und vollständig archiviert sind. Eine integrierte Reparaturfunktion macht es dann sogar möglich, dass EMA® dabei eine Vielzahl von Storage-Problemen nicht nur erkennen, sondern diese meist auch selber beheben kann. Zudem erzeugt EMA® einen Prüfbericht, der Auskunft über alle gefundenen und behobenen Probleme gibt und der seinerseits ebenfalls signiert und archiviert wird. Mit Hilfe eines für diesen Vorgang definierbaren Zeitplans lässt sich dieser Vorgang automatisieren. Die Prüfberichte können Unternehmen oder Organisationen so auch als Nachweis der Erfüllung der Sorgfaltspflicht bei der Datenaufbewahrung dienen.

Neue Vertretungsfunktion ergänzt Rollen- und Rechtekonzept

• Eine neue "Vertretungsfunktion" in EMA® ergänzt das bestehende Rollen und Rechtekonzept um neue, sinnvolle Funktionen: So lassen sich beispielsweise die Zugriffsrechte auf Sammelpostfächer (wie z. B. "info@fima.de" oder "vertrieb@firma.de") auf mehrere Benutzerkonten verteilen. Ferner können temporäre Vertretungsregelungen individuell für jedes Benutzerkonto eingerichtet werden (z. B. während der Urlaubszeiten).

*EMA® und E-Mail Archive Appliance® sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Alle anderen Warenzeichen und Copyrights in diesem Dokument sind Eigentum des jeweiligen Herstellers.